IMIGRACYJNE ABC

Jak założyć i prowadzić biznes w USA - cz. II

12-16-2009
ostatnia aktualizacja 12-18-2009, 08:04

Głównym powodem założenia firmy jest możliwość uniknięcia odpowiedzialności osobistej za długi lub zobowiązania zaciągnięte podczas prowadzenia działalności gospodarczej, czy też za wyroki sądowe przeciwko firmie. Są też jednak i inne powody, takie jak kwestie podatkowe, czy też rozdzielenie różnych form działalności gospodarczej pomiędzy odrębne firmy.

Podstawy zakładania firmy
Bez względu na to, którą formę prawną wybierzemy dla naszej firmy, procedura zakładania jest bardzo podobna. Pierwszy etap to opracowanie dokumentu założycielskiego (“Articles of Incorporation” lub “Certificate of Incorporation” w przypadku korporacji, lub “Articles of Organization” w przypadku LLC) naszej nowej jednostki prawnej, obejmującego m.in. nazwę korporacji, czas na jaki się ją tworzy (może być na czas nieokreślony), cele korporacji, liczby i rodzaje akcji lub udziałów. Następnie należy podpisać i złożyć dokument założycielski w stanowym Departamencie Stanu, oczywiście za stosowną opłatą (od $100 do $500) w zależności od stanu. Dla firm typu LLC w stanie Nowy Jork jest dodatkowy wymóg publikacji założenia firmy w gazetach ukazujących się w powiecie gdzie firma będzie miała swoją siedzibę, co podnosi koszty założenia LLC o co najmniej $1, 000.00.

Następnie właściciele, na zebraniu założycielskim jednostki prawnej, opracowują statut i regulamin (“By-laws” dla korporacji lub “Operating Agreement” dla LLC), wnoszą kapitał, płacą za swoje udziały lub akcje, wybierają Radę Dyrektorów, Prezydenta, Skarbnika oraz Sekretarza. Ostatnim etapem jest odbycie zgromadzenia akcjonariuszy w celu przyjęcia w/w statutów, regulaminów itp, wyboru władz i podjęcia innych zobowiązań.

Po ukonstytuowaniu się Zarządu i Rady Dyrektorów, pierwszymi czynnościami podmiotu gospodarczego są: rejestracja firmy
w wydziale korporacji stanowego urzędu podatkowego, ewentualne uiszczenie opłaty skarbowej za wyemitowane akcje, uzyskanie numeru podatkowego (tzw. “Employee Identification Number” lub ‘Tax ID number”) w regionalnym oddziale federalnego urzędu podatkowego (IRS). Oczywiście, firma musi otworzyć konto bankowe i jeśli nie ma siedziby w domu właściciela, to musi też wynająć lokal.

Obowiązki dyrektorów i członków zarządu
Dyrektorzy posiadają legitymację prawną a także obowiązek do kierowania sprawami firmy. Nie są oni pracownikami na pełny etat w powszechnym rozumieniu tego terminu. Najczęściej pełnią oni swój urząd przez określony czas. Do ich głównych zadań należy odbywanie posiedzeń Rady Dyrektorów, na których omawiane i podejmowane są istotne decyzje dotyczące spraw firmy. Posiedzenia takie odbywają się w zależności od potrzeb (najczęściej raz w miesiącu lub co kwartał) i dotyczą takich spraw jak podjęcie decyzji o nowych inwestycjach, np. do wybudowania nowego zakładu albo do dodania nowej linii produkcyjnej. Inną ważną kwestią, która leży w uprawnieniach Rady Dyrektorów są sprawy finansowe firmy (np. decydowanie o budżecie czy też o wypłacie dywidend).

Członkowie zarządu i wyżsi urzędnicy są przedstawicielami firmy, a ich władza pochodzi z upoważnienia (delegacji) dyrektorów. Po pierwsze, upoważnienie może być przekazane zgodnie z prawem, np. do działania jako główny menedżer, który decyduje we wszystkich sprawach zwykłego zarządu firmy. Po drugie, na podstawie uchwały Rady Dyrektorów do wykonania tylko jednej określonej czynności, np. do kupna lub sprzedaży określonego majątku.

Po trzecie, poprzez implikacje (domniemanie), które polega na przyznaniu uprawnień członkom zarządu, aby ci zatrudnili, np. prawników lub brokerów do negocjowania kontraktów.

Członkowie zarządu nie mają prawa do dokonywania czynności przekraczających zwykły zarząd firmy takich jak pożyczka większej sumy pieniędzy w imieniu firmy bez zgody Rady Dyrektorów.

Większość małych firm to spółki jedno- lub dwuosobowe, powstaje więc pytanie, czy faktycznie jedna, czy dwie osoby muszą przestrzegać powyższych czynności formalnoprawnych odnośnie posiedzeń Rady Dyrektorów, czy zebrań akcjonariuszy, z których sporządzane są protokoły, bo przecież trudno żeby jedna osoba rozmawiała sama ze sobą, albo żeby dwaj akcjonariusze musieli się zbierać na zebrania, jak mogą porozmawiać przez telefon lub przy kawie. Odpowiedź na to pytanie jest - nawet spółki jedno, lub dwuosobowe muszą przestrzegać wszystkich czynności formalnoprawnych, inaczej korporacja czy też LLC utraci możliwość zabezpieczenia ich przed osobistą odpowiedzialnością za zobowiązania firmy! Są pewne sposoby, aby ułatwić życie akcjonariuszom lub udziałowcom LLC, takie jak np. przyjmowanie uchwał bez zebrania.

Obowiązek lojalności
Dyrektorzy i menedżerowie, niezależnie od posiadanych udziałów, tak muszą prowadzić firmę, aby mieć na celu szeroko pojęte “dobro” firmy. Czyli nie można prowadzić działalności, która narazi firmę, a tym samym jej współwłaścicieli na straty. Z reguły, ani dyrektorzy, ani menedżerowie nie odpowiadają osobiście za decyzje przez siebie podjęte, które narażą firmę na straty, jeżeli można uznać, ze decyzje przez nich podejmowane mieściły się w ramach szeroko pojętej reguły osądu biznesowego tzw. “business judgment rule”. Jeżeli jednak dyrektorzy lub menedżerowie łamią obowiązek lojalności wobec firmy, mogą odpowiadać osobiście za spowodowane straty. Obowiązek lojalności jest łamany z reguły w dwóch przypadkach - gdy współwłaściciel działa na własną korzyść, nie zawiadamiając spółki o prowadzonej działalności, lub też w sposób niedbały lub świadomy doprowadza do strat w firmie.

Przykładem działania na własną korzyść może być sytuacja, w której menedżer firmy budowlanej uzyskuje informacje, co do korzystnego kontraktu budowlanego, i zamiast zawiadomić o tym spółkę, w której pracuje, przekazuje informacje przyjacielowi prowadzącemu działalność konkurencyjna z jego firmą, i inkasuje tzw. prowizję za “nagranie” kontraktu. W innym przypadku obowiązek lojalności łamie również menedżer lub dyrektor firmy, który w godzinach pracy prowadzi zupełnie inną działalność gospodarczą, np. będąc menedżerem firmy budowlanej prowadzi również po cichu własną firmę internetową.

Przykładem takiego działania, które doprowadza do strat w firmie jest oczywiście świadome wykorzystywanie zasobów firmy dla własnych celów, np. kupno telewizora do domu z funduszy firmy, czy też opłata przez firmę wycieczki turystycznej na Florydę prezesa firmy razem z kochanką. Jednakże dyrektorzy czy menedżerowie również działają na szkodę firmy jeżeli na przykład udzielą pożyczki lub kredytu innej firmie, czy kontrahentowi nie biorąc od nich odpowiedniego zabezpieczenia czy też bez ekonomicznego uzasadnienia transakcji.

Mieszanie zasobów osobistych z funduszami firmy
Raison d’etre korporacji czy też LLC jest obrona ich właścicieli przed osobistą odpowiedzialnością za zobowiązania spółki. Obrona ta zostaje unieważniona w kilku przypadkach - jeżeli nie były dopełnione czynności formalnoprawne, takie jak odbywanie zebrań akcjonariuszy, czy też rady dyrektorów firmy. Inny przypadek, to mieszanie zasobów osobistych z zasobami firmy. Najczęściej pojawiał się to w spółkach jedno- lub dwuosobowych.

Przykładem takiej działalności może być rejestrowanie firmy na adres domowy i korzystanie z jednego telefonu zarówno na potrzeby firmy jak i osobiste potrzeby domowników. Innym przykładem będzie realizowanie czeków wystawionych na firmę na osobistym koncie jej właściciela, używanie funduszy firmy na wydatki stricte osobiste, takie, jak np. na spłatę pożyczki hipotecznej na dom mieszkalny, lub też używanie karty kredytowej wystawionej na firmę do zakupu odzieży dzieciom.

Tego typu kwestie wychodzą często w procesach sądowych przeciwko firmie, gdzie adwokaci strony przeciwnej starają się wplątać w proces nie tylko korporację, czy LLC, ale również jej właściciela, stawiając zarzuty mieszania zasobów osobistych z funduszami firmy. Sąd może po ocenie faktów stwierdzić, ze spółka nie istniała jako osobny twór prawny, ale jako tzw. alter ego jej właściciela, i wtedy właściciel odpowiada własnym majątkiem za zobowiązania firmy. A przecież nie o to jemu chodziło, gdy zakładał korporację czy LLC.

Dlaczego należy płacić pracownikom właściwe stawki
Na zakończenie chcę Państwa ostrzec przed najszybszą drogą do ruiny finansowej firmy i jej właścicieli: jest nim zaniżanie lub też niewłaściwe płacenie zarobków pracownikom! Stanowe i federalne ustawy, a także prawo zwyczajowe je interpretujące (ogólnie - prawo pracy), nakładają na pracodawcę wiele obowiązków dotyczących stawek płaconych pracownikom i dokumentacji, którą należy prowadzić zatrudniając ich. I tak, jeśli chodzi o stawki pracodawca ma obowiązek:

płacenia co najmniej stawek minimum a także nadgodzin w wysokości 150% stawki normalnej po 40 godzinach pracy w tygodniu (z pewnymi wyjątkami)
płacenia stawek tzw. “miejskich” (czyli w rzeczywistości stawek związkowych dla danego fachu) na robotach publicznych
zapłatę za dojazd do terenu robót z warsztatu firmy i ewentualny powrót do warsztatu po zejściu z placu robót na polecenie pracodawcy
zapłatę za „wyczekiwanie na zajęcie” (tzw. „being on call”) na polecenie pracodawcy. Ponadto, prawo pracy (a także prawo skarbowe) nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia odpowiedniej ewidencji płac, w tym dokumentów wykazujących liczbę godzin przepracowanych tygodniowo i stawki otrzymywanej przez każdego pracownika, a także przetrzymywania tych dokumentów przez okres sześciu lat od daty ostatniego dnia pracy danego pracownika.

Wszelkich informacji dotyczących podstawowych przepisów prawa w tej dziedzinie powinien udzielić Państwu adwokat pomagający Wam przy założeniu biznesu, licencjonowany księgowy („certified public accountant”), Stanowy Urząd Pracy - New York Department of Labor, lub Federalny Urząd Pracy - United States Department of Labor.

Bardzo dobrą broszurę informacyjną pt. “Employer’s Tax Guide” wydał Federalny Urząd Pracy, IRS, www.irs.gov/pub/irs-pdf/p15.pdf, którą to broszurę gorąco polecam. W sytuacji gdy pracodawca nie stosuje się do przepisów prawa pracy, pracownikowi należy się nie tylko zapłata zaległych zarobków, ale i (UWAGA): 100% nawiązka za zwłokę przez ostatnie 3 lata i 25% nawiązki za zwłokę od 3 do 6 lat wstecz, a także opłata kosztów procesu, w tym honorarium adwokackiego! Przy tzw. procesie zbiorowym, gdzie pracownicy wytaczają proces pracodawcy w imieniu wszystkich członków załogi, honoraria adwokackie idą w setki tysięcy dolarów! Dodatkowo, właściciele firmy oraz osoby, które dopuściły do zaniedbań płacowych, odpowiadają za te zaniedbania OSOBIŚCIE! A zatem, założenie korporacji, czy też innej formy działalności gospodarczej, nie pozwoli Państwu uniknąć osobistej odpowiedzialności za tego typu zadłużenia firmy i odpowiadacie Państwo za to własnym majątkiem!

Robert Wiśniewski, Esq.
W sprawach pytań dotyczących tych i innych przepisów prawa pracy, prawa skarbowego oraz dotyczące zatrudniania pracowników, proszę kontaktować się z naszą kancelarią.

« wróć

Pozostałe artykuły z serii: IMIGRACYJNE ABC

Reklama · Advertising · Katalog Firm Polonijnych w USA · O nas i kontakt

Aktualności i Promocje · Kalendarium · Who is Who in Polonia · Poszukiwani

Randka.US · Wiadomości polonijne · Regulamin · Imigracyjne ABC · Ochrona prywatności · Pomoc · Zdrowie, uroda i wypoczynek

Czwartek, 11 marca 2010

Jak założyć i prowadzić biznes w USA - cz. II